Hành chính văn thư – Hành chính văn phòng là công việc liên quan tới quan lý văn thư, quản lý tài sản của công ty, doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước, tư nhân. Người làm Hành chính văn thư cũng phụ trách việc sắp xếp cuộc họp, quản lý công tác lễ tân, quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm… Bên cạnh đó, các công việc như soạn thảo văn bản hành chính, lập hồ sơ, duyệt ký ban hành văn bản, thông báo trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp cũng là những công việc thường ngày của bộ phận này!
Bộ phận Hành chính văn thư là một trong những bộ phận không thể thiếu trong 1 công ty, doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước. Khi xin việc, chỉ cần có bằng Trung cấp Hành chính – văn thư trở lên là đủ để hoàn thiện hồ sơ, sau đó, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra khả năng làm việc thực sự. Sinh viên học ngành Hành chính văn thư sau khi Tốt nghiệp có thể làm trợ lý hành chính, thư ký văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp, Trung tâm lưu trữ quốc gia, của các ngành hay địa phương.
Dưới đây là một số công việc văn thư hành chính cần làm. Các bộ phận có thể làm như: bộ phận tổ chức cán bộ, bộ phận tổng hợp, bộ phận quản trị công sở, bộ phận lễ tân…
Các công việc trong ngành Hành chính văn thư
Quản lý hồ sơ, giấy tờ
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và giải quyết nhanh nếu trong thẩm quyền.
- Lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty
- Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
- Theo dõi nội quy nề nếp, văn hóa công ty
- Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên
- In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban
Làm bảng lương, thưởng hàng tháng
- Chấm công hàng tháng
- Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên cấp trên
- Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán
Công tác lễ tân
- Nghe điện, giao dịch với khách hàng
- Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo
- Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty
- Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp… của công ty với khách hàng hoặc nội bộ công ty
Quản lý tài sản, thiết bị
- Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, lên kế hoạch bảo trì cho tài sản cố định theo tháng quý
- Lên kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên
- Lên bảng kê văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và lên kế hoạch mua.
Quản lý hồ sơ nhân sự
- Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và ký kết hợp đồng lao động
- Theo dõi và báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng
- Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Để làm tốt và thành công khi làm Hành chính cần những kỹ năng gì? Xem tại đây!
Hành chính văn thư là công việc không quá nhiều áp lực, đơn giản và thường được nữ giới lựa chọn. Với một tấm bằng Trung cấp là đủ để bạn có thể xin việc trong ngành này. Các bạn quan tâm có thể tham khảo khóa học Trung cấp Hành chính – văn thư tại đây!
