Một doanh nghiệp muốn thành công phụ thuộc rất nhiều vào bộ máy hành chính. Một người quản lý hành chính khôn ngoan là người hỗ trợ đắc lực đứng đằng sau, người thúc đẩy và giữ cho văn phòng hoạt động hiệu quả. Người làm công việc hành chính phải có khả năng xử lý nhiều chi tiết và tình huống thách thức ngay lập tức. Những người làm việc lâu và có trình độ cao trong lĩnh vực này có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn, và cũng có thể chuyển sang các công việc khác trong tổ chức hoặc ngành của họ. Vậy điều gì giúp cho họ thành công hơn trong việc làm hành chính của mình, Dưới đây là các kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng cần có.
Kỹ năng công nghệ
Việc làm hành chính gắn liền với các chương trình phần mềm văn phòng, bao gồm bảng tính, cơ sở dữ liệu, xử lý văn bản thậm chí là cả phần mềm trình bày đồ hoạ. Kỹ năng gửi email, sử dụng Web để nghiên cứu, tìm kiếm và sử dụng cho công việc hàng ngày rất cần thiết. Bên cạnh đó, việc soạn thảo và định dạng văn bản, làm báo cáo hoặc các loại văn bản hành chính khác là những việc cần thực hiện thuần thục và nhanh chóng.
Kỹ năng giao tiếp
Trong một văn phòng bận rộn, nhân viên hành chính cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Họ cần giao tiếp thân thiện để tương tác với các nhân viên khác, thường xuyên trao đổi thông tin về hoạt động văn phòng. Điều này giúp họ nắm được hoạt động của các bộ phận và xây dựng mối quan hệ tốt trong công ty.
Khả năng Tổ chức
Là một nhân viên đa nhiệm, người làm công việc hành chính văn phòng cần phải biết làm cách nào để quản lý một hệ thống hồ sơ, theo dõi thư tín gửi đến và đi cũng như điều phối dòng chảy của giấy tờ quanh văn phòng. Để làm được điều này nhân viên hành chính văn phòng cần có khả năng tổ chức, sắp xếp một cách logic và khoa học.
Kỹ năng Viết
Kỹ năng viết tốt sẽ cải thiện chất lượng thư từ, email và biên bản ghi nhớ và cho phép hỗ trợ tích cực Ban Giám Đốc trong kiểm tra và soạn thảo các văn bản quan trọng.
Kỹ năng Quản lý thời gian
Việc làm hành chính đòi hỏi khả năng quản lý thời gian của chính nhân viên hành chính và thời gian biểu của lãnh đạo tốt. Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch điện tử trong chương trình email để thiết lập các cuộc họp cho lãnh đạo của mình, để yêu cầu người khác tham dự và phối hợp các phản ứng của họ.
Kỹ năng Giám sát kỹ thuật
Môi trường hành chính văn phòng có nhiều loại trang thiết bị và tài sản sử dụng hoặc quản lý. Bạn cần nắm rõ thông tin, danh sách, số lượng để đặt hàng văn phòng phẩm hoặc báo sửa chữa thiết bị hoặc mua mới để giữ cho văn phòng được trang bị và cung cấp đầy đủ cho nhân viên.
Kỹ năng Quản lý
Kỹ năng quản lý chắc chắn phải có vì nhân viên hành chính phải chỉ đạo hành động của người khác và đề nghị sửa chữa để đạt được hiệu quả tốt hơn. Một văn phòng điều hành bận rộn, cần có một trợ lý quản lý tất cả nhân viên văn thư và xử lý các yêu cầu từ các nhân viên khác, chẳng hạn như yêu cầu về thời gian.
Kỹ năng Giải quyết Vấn đề
Những tình huống bất ngờ như làm thế nào để thay đổi lịch trình làm việc của Sếp, thay đổi kế hoạch hoạt động của các bộ phận một cách hiệu quả nhất? Hay khắc phục sự xung đột giữa nhân viên trong văn phòng thế nào, làm việc với các nhà cung cấp để đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được thực hiện theo yêu cầu ra sao? Hóa đơn được thanh toán và hoàn phí hoặc trao đổi được xử lý như thế nào cho đúng? Đây là kỹ năng mà người thực hiện việc làm hành chính cần rút kinh nghiệm và tích lũy dần trong thời gian gắn bó với công việc.
Kỹ năng Lập kế hoạch
Đây là kỹ năng hiển nhiên cần có, nhân viên hành chính sử dụng kỹ năng lập kế hoạch để tạo ra các thủ tục hành chính đảm bảo công ty có đủ các nguồn lực theo nhu cầu để hoàn thành công việc đúng hạn.
Đối với việc làm hành chính, những kỹ năng trên là hết sức cần thiết trong nghề. Bạn cần rèn luyện và tích lũy kinh nghiệm và các kỹ năng này trong suốt quá trình học và làm việc. Hy vọng bạn sẽ làm công việc hành chính văn phòng của mình tốt hơn sau khi biết những kỹ năng hết sức cần thiết này!
Các bạn quan tâm có thể tham khảo khóa học Trung cấp Hành chính văn phòng Hà Nội tại đây!
